Kibilù - Brinzio Nature Retreat

CONDIZIONI GENERALI DI CONTRATTO
LOCAZIONI TURISTICHE E TEMPORANEE
(AFFITTI BREVI E MEDIO PERIODO)

Le presenti condizioni disciplinano il rapporto contrattuale tra Kibilù Srl (“Kibilù”) e il Cliente/Ospite (“Cliente”) per la concessione in godimento temporaneo di unità immobiliari arredate, per finalità esclusivamente abitative temporanee e non residenziali.

Le condizioni contrattuali si riferiscono alla prenotazione effettuata da:

#cognome_ospite #nome_ospite, nato/a il #data_nascita a #luogo_nascita, cittadinanza #cittadinanza, identificato tramite #tipo_documento n. #numero_documento,

per l’immobile sito in #indirizzo, alle seguenti condizioni:

Check-in: #arrivo
Check-out: #partenza
Notti totali: #notti
Importo soggiorno: € #prezzo_tot
Tassa di soggiorno (se dovuta): € #totale_city_tax

---

# 1. Oggetto del contratto

Kibilù concede al Cliente il godimento temporaneo dell’immobile arredato sopra indicato, per uso abitativo esclusivamente temporaneo.

Il presente contratto disciplina:

* affitti brevi (<30 giorni), anche tramite OTA (Airbnb, Booking.com, Vrbo, Expedia ecc.);
* locazioni temporanee e di medio periodo (>30 giorni).

Il soggiorno non costituisce in alcun caso rapporto alberghiero né attribuisce diritti di residenza o domicilio stabile.

---

# 2. Prenotazione e conclusione del contratto

2.1 La prenotazione può avvenire tramite:

* sito ufficiale Kibilù;
* portali OTA;
* contatto diretto;
* partner autorizzati.

2.2 Kibilù invierà riepilogo contenente:

* immobile selezionato;
* durata del soggiorno;
* importi dovuti;
* eventuale cauzione;
* numero massimo ospiti;
* modalità di pagamento;
* eventuali condizioni aggiuntive.

2.3 Il pagamento dell’acconto o del saldo costituisce piena accettazione delle presenti condizioni contrattuali.

2.4 Il contratto si considera concluso alla ricezione del pagamento.

---

# 3. Pagamenti

3.1 L’acconto costituisce caparra confirmatoria ai sensi dell’art. 1385 c.c.

3.2 Il saldo deve essere versato prima del check-in salvo diversi accordi scritti.

3.3 In caso di partenza anticipata non sono previsti rimborsi salvo accordi specifici.

3.4 Salvo diversa indicazione, i consumi ordinari di acqua, luce, gas e Wi-Fi sono inclusi nel corrispettivo.

3.5 Per soggiorni superiori a 30 giorni Kibilù potrà richiedere conguagli relativi ai consumi eccedenti.

---

# 4. Cauzione

4.1 Kibilù potrà richiedere una cauzione a garanzia:

* dell’immobile;
* delle dotazioni;
* di eventuali danni;
* di obbligazioni economiche non adempiute.

4.2 La cauzione verrà restituita dopo verifica dell’immobile.

4.3 Eventuali danni eccedenti la cauzione saranno richiesti separatamente.

---

# 5. Durata del soggiorno

5.1 Il soggiorno termina automaticamente alla data prevista di check-out.

5.2 Eventuali proroghe dovranno essere concordate per iscritto.

5.3 La proroga del soggiorno non modifica la natura temporanea del contratto.

---

# 6. Sostituzione dell’immobile

6.1 In caso di imprevisti tecnici, manutentivi o cause di forza maggiore, Kibilù potrà proporre:

* un immobile equivalente o superiore;
oppure
* il rimborso delle somme versate.

6.2 Il Cliente non avrà diritto ad ulteriori risarcimenti.

---

# 7. Check-in, identificazione e check-out

7.1 Il check-in può avvenire:

* in presenza;
* tramite self check-in;
* mediante sistemi digitali autorizzati.

7.2 Tutti gli ospiti devono essere identificati ai sensi della normativa vigente.

7.3 Il Cliente è responsabile della correttezza dei documenti forniti.

7.4 Ritardi non comunicati possono comportare costi aggiuntivi.

7.5 Salvo diversa indicazione:

* check-in dalle ore 16:00;
* check-out entro le ore 10:00.

7.6 Ritardi nel rilascio dell’immobile potranno comportare addebiti aggiuntivi.

7.7 Eventuali problematiche di accesso devono essere segnalate esclusivamente ai recapiti ufficiali Kibilù.

---

# 8. Obblighi del Cliente

Il Cliente si impegna a:

* utilizzare l’immobile con diligenza;
* rispettare il numero massimo di ospiti autorizzati;
* rispettare il regolamento condominiale;
* rispettare la quiete pubblica e condominiale;
* rispettare le fasce di silenzio dalle ore 22:00 alle ore 07:00;
* evitare schiamazzi, rumori molesti e comportamenti disturbanti;
* utilizzare correttamente le parti comuni;
* evitare soste prolungate o assembramenti nelle aree comuni;
* non disturbare altri condomini;
* non citofonare ad altri residenti per problematiche di accesso;
* contattare esclusivamente Kibilù per assistenza;
* non sublocare l’immobile;
* non duplicare o condividere chiavi, codici o dispositivi di accesso;
* custodire con attenzione chiavi e codici;
* effettuare correttamente la raccolta differenziata;
* segnalare tempestivamente eventuali problemi;
* rispondere economicamente per eventuali danni arrecati;
* garantire che eventuali accompagnatori rispettino integralmente il presente contratto.

---

# 9. Accesso all’immobile da parte di Kibilù

9.1 Kibilù potrà accedere all’immobile:

* per manutenzioni;
* esigenze tecniche;
* emergenze;
* controlli di sicurezza;
* verifiche concordate.

9.2 Per soggiorni superiori a 30 giorni, salvo emergenze, l’accesso avverrà previo preavviso.

---

# 10. Segnalazioni e stato dell’immobile

10.1 Eventuali segnalazioni relative a:

* pulizia;
* manutenzione;
* anomalie;
* dotazioni;

devono essere comunicate entro 2 ore dal check-in, corredate da documentazione fotografica.

10.2 In assenza di segnalazioni, l’immobile si considera accettato in ordine.

10.3 Kibilù si impegna, ove possibile, ad intervenire entro tempi ragionevoli per la risoluzione delle problematiche segnalate.

---

# 11. Divieti

È vietato:

* fumare all’interno dell’immobile;
* organizzare feste o eventi;
* arrecare disturbo alla quiete condominiale;
* utilizzare impropriamente le parti comuni;
* lasciare aperti portoni o accessi condominiali;
* abbandonare rifiuti nelle aree comuni;
* ospitare persone non dichiarate;
* utilizzare l’immobile per attività illecite o non autorizzate;
* utilizzare l’immobile per finalità commerciali senza preventiva autorizzazione scritta.

11.1 La violazione del divieto di fumo comporta una penale minima di €300 oltre ad eventuali maggiori danni.

11.2 La violazione delle regole condominiali o delle norme di convivenza può comportare l’interruzione immediata del soggiorno.

---

# 12. Risoluzione del contratto

Kibilù potrà risolvere immediatamente il contratto in caso di:

* mancato pagamento;
* presenza di ospiti non autorizzati;
* utilizzo improprio dell’immobile;
* violazione delle norme condominiali;
* comportamenti pericolosi o contrari alla legge;
* grave disturbo della quiete.

In tali casi il Cliente dovrà rilasciare immediatamente l’immobile senza diritto a rimborso.

---

# 13. Limitazione di responsabilità

13.1 Kibilù non sarà responsabile per:

* interruzioni temporanee di servizi;
* guasti tecnici;
* problemi di rete internet;
* eventi atmosferici;
* fatti imputabili a terzi;
* cause di forza maggiore.

13.2 Kibilù non risponde per:

* furti;
* smarrimenti;
* oggetti lasciati nell’immobile dopo il check-out.

13.3 L’eventuale responsabilità di Kibilù sarà in ogni caso limitata all’importo corrisposto per il soggiorno.

---

# 14. Sicurezza e sistemi di accesso

14.1 Kibilù utilizza sistemi di accesso quali:

* chiavi;
* keybox;
* codici digitali;
* sistemi smart;
* piattaforme elettroniche autorizzate.

14.2 Il Cliente prende atto che gli immobili non sono strutture alberghiere presidiate.

14.3 Kibilù non potrà essere ritenuta responsabile per accessi non autorizzati non imputabili a dolo o colpa grave.

14.4 Eventuali anomalie devono essere comunicate immediatamente al servizio clienti.

---

# 15. Comunicazioni ufficiali e sicurezza pagamenti

15.1 Kibilù comunica esclusivamente tramite:

* email ufficiali;
* chat dei portali OTA;
* numeri WhatsApp ufficiali;
* sito web ufficiale.

15.2 Kibilù non richiede pagamenti tramite link esterni inviati da soggetti non ufficiali.

15.3 Il Cliente è tenuto a verificare sempre l’autenticità delle comunicazioni ricevute.

---

# 16. Privacy

I dati personali saranno trattati ai sensi del:

* D.Lgs. 196/2003;
* Regolamento UE 2016/679 (GDPR).

Informativa completa disponibile al link:

https://drive.google.com/file/d/18AawGLYYtarsvqMqemoR4j5y0oMqeA3F/view?usp=drive_link
---

# 17. Legge applicabile e foro competente

17.1 Il presente contratto è regolato dalla legge italiana.

17.2 Per ogni controversia sarà competente il Foro previsto dalla normativa vigente.

---

# 18. Accettazione del contratto

Il Cliente dichiara di:

* aver letto integralmente il presente contratto;
* comprenderne il contenuto;
* accettarne integralmente le condizioni.

L’accettazione può avvenire:

* con firma autografa;
* firma elettronica;
* accettazione digitale tramite checkbox;
* procedure di self check-in.

---

# 19. Contatti ufficiali Kibilù

Assistenza clienti multilingua H24:

+39 375 575 9965
+1 740 5600 770

Email: [[email protected]](mailto:[email protected])

Sito ufficiale: [www.kibilu.com](http://www.kibilu.com)

INFORMATIVA SULLA PRIVACY
per gli Ospiti delle strutture gestite da Kìbilù Srl
ai sensi dell'art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
PRIVACY NOTICE
for guests of properties managed by Kìbilù Srl
pursuant to Article 13 of Regulation (EU) 2016/679 (GDPR)


Titolare del trattamento / Data Controller Kìbilù Srl – Via Dei Pellegrini 22, 20122 Milano – P.IVA 09228560968
Riferimento normativo Regolamento (UE) 2016/679 – GDPR | D.Lgs. 196/2003 e ss.mm.ii.
 
── ITALIANO ──
1. CHI SIAMO E COME CONTATTARCI
Kìbilù Srl (di seguito "Kìbilù"), con sede in Via Dei Pellegrini 22, 20122 Milano, P.IVA 09228560968, è il Titolare del trattamento dei Suoi dati personali.
Per qualsiasi informazione relativa al trattamento dei Suoi dati personali o per esercitare i Suoi diritti, può contattare il Responsabile Rebecca Spampinato a [email protected]
2. QUALI DATI TRATTIAMO
In relazione al Suo soggiorno presso le strutture gestite da Kìbilù, trattiamo le seguenti categorie di dati personali:
• Dati anagrafici: nome, cognome, data e luogo di nascita, nazionalità, sesso
• Dati di contatto: indirizzo email, numero di telefono
• Documenti d'identità: tipo di documento, numero, ente emittente, data di scadenza
• Dati di prenotazione: date di soggiorno, numero di ospiti, importi pagati
• Dati di pagamento: estremi della transazione (non conserviamo i dati completi della carta)
• Comunicazioni: messaggi scambiati tramite piattaforme OTA, email o WhatsApp
• Dati di accesso: codici temporanei di accesso all'immobile (self check-in); per immobili selezionati: nome e cognome comunicati a Vikey S.r.l. per la generazione delle credenziali di apertura serratura elettronica
• Dati di comunicazione testuale: messaggi scambiati con il chatbot AI (Chatbase)
• Dati vocali: voce e trascrizione delle chiamate all'assistente telefonico AI (+17405600770, Twilio)
3. PERCHÉ TRATTIAMO I SUOI DATI (FINALITÀ E BASI GIURIDICHE)
Finalità Base giuridica (art. 6 GDPR) Conservazione
Esecuzione del contratto di locazione breve Art. 6.1.b – esecuzione contratto 12 mesi dal check-out
Comunicazione dati alla Questura (obbligo di legge – art. 109 T.U.L.P.S.) Art. 6.1.c – obbligo legale Secondo normativa PS (min. 5 anni)
Comunicazione ISTAT / Regione (statistica turistica) Art. 6.1.c – obbligo legale Secondo normativa regionale
Self check-in e accesso all'immobile (incl. Vikey per immobili selezionati) Art. 6.1.b – esecuzione contratto 30 giorni dal check-out
Assistenza tramite chatbot AI (Chatbase) – messaggi testuali Art. 6.1.b – esecuzione contratto 12 mesi dal check-out
Assistenza telefonica tramite assistente vocale AI (Twilio) – chiamate al +17405600770 Art. 6.1.b – esecuzione contratto 30 giorni dal soggiorno
Assistenza durante il soggiorno Art. 6.1.b – esecuzione contratto 12 mesi dal check-out
Adempimenti fiscali (tassa di soggiorno) Art. 6.1.c – obbligo legale 10 anni (obblighi tributari)
Sicurezza delle strutture e prevenzione frodi Art. 6.1.f – interesse legittimo 6 mesi

4. CON CHI CONDIVIDIAMO I SUOI DATI
I Suoi dati possono essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari:
• Autorità di Pubblica Sicurezza (Questura) – obbligo di legge
• ISTAT e Regione – per fini statistici obbligatori
• Comuni – per la tassa di soggiorno
• Piattaforme OTA (Airbnb, Booking.com, ecc.) – nella misura in cui originano la prenotazione
• Fornitori di servizi tecnologici (PMS, cloud) – nominati Responsabili ex art. 28 GDPR
Vikey S.r.l. (vikey.it, Italia) – sistema di self check-in e serratura elettronica per immobili selezionati: riceve solo nome e cognome dell'ospite; Responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR
• Chatbase Inc. (chatbase.co, USA) – fornitore del chatbot AI: SCC + DPA | GDPR + SOC2 compliant | No AI training. I messaggi vengono elaborati tramite OpenAI (USA) come sub-processor di Chatbase, vincolato da SCC.
• Twilio Inc. (twilio.com, USA) – fornitore del servizio di telefonia AI (+17405600770): SCC + DPA
• Consulenti professionali (commercialista, legale) – vincolati da obblighi di riservatezza
I Suoi dati non vengono venduti né ceduti a terzi per finalità di marketing.
5. TRASFERIMENTI FUORI DALL'UNIONE EUROPEA
Alcuni fornitori tecnologici di cui ci avvaliamo hanno sede negli Stati Uniti. I trasferimenti verso tali Paesi avvengono esclusivamente sulla base di Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea con Decisione 2021/914/UE:
• Google LLC (USA) – Google Drive, Workspace: SCC + DPA
• Dropbox Inc. (USA) – archiviazione cloud: SCC + DPA
• Meta Platforms (USA) – WhatsApp Business: SCC + DPA
• Vikey S.r.l. (Italia, UE) – self check-in e serratura elettronica: sede UE, nessun trasferimento extra-UE
Chatbase Inc. (USA) – chatbot AI: SCC + DPA | GDPR + SOC2 Type II | No AI training | Sub-processors: OpenAI, Pinecone, Supabase, Vercel (tutti USA, coperti da SCC)
• Twilio Inc. (USA) – assistente vocale AI, numero +17405600770: SCC + DPA
Nota: le chiamate al numero +17405600770 sono gestite da un assistente digitale AI. È sempre possibile richiedere un operatore umano. Le chiamate possono essere trascritte per finalità di assistenza e le trascrizioni vengono cancellate entro 30 giorni.
6. I SUOI DIRITTI
In qualità di interessato, Lei ha il diritto di:
• Accesso: ottenere conferma del trattamento e copia dei Suoi dati (art. 15 GDPR)
• Rettifica: correggere dati inesatti o incompleti (art. 16 GDPR)
• Cancellazione: richiedere la cancellazione dei dati (art. 17 GDPR)
• Limitazione: limitare il trattamento in determinati casi (art. 18 GDPR)
• Portabilità: ricevere i dati in formato strutturato (art. 20 GDPR)
• Opposizione: opporsi al trattamento basato su interesse legittimo (art. 21 GDPR)
Per esercitare i Suoi diritti, scriva a: [email protected] indicando nell'oggetto "Esercizio diritti GDPR". Risponderemo entro 30 giorni.
Ha sempre il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali: www.gpdp.it | Piazza Venezia 11, 00187 Roma.
7. CONFERIMENTO DEI DATI
Il conferimento dei dati anagrafici e del documento d'identità è obbligatorio per legge (art. 109 T.U.L.P.S.) e condizione necessaria per il soggiorno. Il rifiuto rende impossibile l'erogazione del servizio. Il conferimento dei dati di contatto è necessario per l'esecuzione del contratto.
 
── ENGLISH ──
1. WHO WE ARE AND HOW TO CONTACT US
Kìbilù Srl (hereinafter "Kìbilù"), registered at Via Dei Pellegrini 22, 20122 Milan, Italy, VAT no. 09228560968, is the Data Controller of your personal data.
For any information regarding the processing of your personal data or to exercise your rights, please contact our Data Rebecca Spampinato a [email protected]
2. WHAT DATA WE PROCESS
In connection with your stay at properties managed by Kìbilù, we process the following categories of personal data:
• Personal details: name, surname, date and place of birth, nationality, gender
• Contact details: email address, phone number
• Identity documents: document type, number, issuing authority, expiry date
• Booking data: stay dates, number of guests, amounts paid
• Payment data: transaction details (we do not store full card data)
• Communications: messages exchanged via OTA platforms, email or WhatsApp
• Access data: temporary access codes for the property (self check-in); for selected properties: name and surname shared with Vikey S.r.l. to generate electronic lock credentials
• Text communication data: messages exchanged with the AI chatbot (Chatbase)
• Voice data: voice and transcription of calls to the AI phone assistant (+17405600770, Twilio)
3. WHY WE PROCESS YOUR DATA (PURPOSES AND LEGAL BASES)
Purpose Legal basis (Art. 6 GDPR) Retention
Performance of short-term rental contract Art. 6.1.b – contract performance 12 months from check-out
Reporting to Police Authority (legal obligation – Art. 109 T.U.L.P.S.) Art. 6.1.c – legal obligation As per Police regulations (min. 5 years)
ISTAT / Regional tourism statistics Art. 6.1.c – legal obligation As per regional regulations
Self check-in and property access (incl. Vikey for selected properties) Art. 6.1.b – contract performance 30 days from check-out
Guest assistance via AI chatbot (Chatbase) – text messages Art. 6.1.b – contract performance 12 months from check-out
Phone assistance via AI voice assistant (Twilio) – calls to +17405600770 Art. 6.1.b – contract performance 30 days from stay
Guest assistance during the stay Art. 6.1.b – contract performance 12 months from check-out
Tax obligations (tourist tax) Art. 6.1.c – legal obligation 10 years (tax obligations)
Property security and fraud prevention Art. 6.1.f – legitimate interest 6 months

4. WHO WE SHARE YOUR DATA WITH
Your data may be shared with the following categories of recipients:
• Police Authority – legal obligation
• ISTAT and Regional authorities – for mandatory statistical purposes
• Municipalities – for tourist tax purposes
• OTA platforms (Airbnb, Booking.com, etc.) – to the extent they originated the booking
• Technology service providers (PMS, cloud) – appointed as Data Processors under Art. 28 GDPR
Vikey S.r.l. (vikey.it, Italy) – self check-in and electronic lock system for selected properties: receives only guest name and surname; appointed as Data Processor under Art. 28 GDPR
• Chatbase Inc. (chatbase.co, USA) – AI chatbot provider: SCC + DPA | GDPR + SOC2 compliant | No AI training. Messages are processed via OpenAI (USA) as Chatbase sub-processor, bound by SCCs.
• Twilio Inc. (twilio.com, USA) – AI voice assistant provider (+17405600770): SCC + DPA
• Professional advisors (accountant, legal counsel) – bound by confidentiality obligations
Your data is never sold or transferred to third parties for marketing purposes.
5. TRANSFERS OUTSIDE THE EUROPEAN UNION
Some technology providers we use are based in the United States. Transfers take place exclusively on the basis of Standard Contractual Clauses (SCCs) approved by the European Commission under Decision 2021/914/EU:
• Google LLC (USA) – Google Drive, Workspace: SCC + DPA
• Dropbox Inc. (USA) – cloud storage: SCC + DPA
• Meta Platforms (USA) – WhatsApp Business: SCC + DPA
• Vikey S.r.l. (Italy, EU) – self check-in and electronic lock system: EU-based, no extra-EU transfer
Chatbase Inc. (USA) – AI chatbot: SCC + DPA | GDPR + SOC2 Type II | No AI training | Sub-processors: OpenAI, Pinecone, Supabase, Vercel (all USA, covered by SCCs)
• Twilio Inc. (USA) – AI voice assistant, number +17405600770: SCC + DPA
Note: calls to +17405600770 are handled by a digital AI assistant. You can always request a human operator. Calls may be transcribed for assistance purposes; transcriptions are deleted within 30 days.
6. YOUR RIGHTS
As a data subject, you have the right to:
• Access: obtain confirmation of processing and a copy of your data (Art. 15 GDPR)
• Rectification: correct inaccurate or incomplete data (Art. 16 GDPR)
• Erasure: request deletion of your data (Art. 17 GDPR)
• Restriction: restrict processing in certain cases (Art. 18 GDPR)
• Portability: receive your data in a structured format (Art. 20 GDPR)
• Objection: object to processing based on legitimate interest (Art. 21 GDPR)
To exercise your rights, please write to: [email protected] with subject line "GDPR Rights Request". We will respond within 30 days.
You always have the right to lodge a complaint with the Italian Data Protection Authority (Garante): www.gpdp.it | Piazza Venezia 11, 00187 Rome, Italy.
7. MANDATORY OR OPTIONAL DATA
Providing personal details and identity document is mandatory by law (Art. 109 T.U.L.P.S.) and is a necessary condition for your stay. Refusal makes it impossible to provide the service. Providing contact details is necessary for the performance of the contract.